イベント当日の受付管理について

イベント参加者は、リウムスマイル！管理画面の上部深緑色タブ［予約管理］より確認できます。

1. イベント枠の左にある予約受付数をクリック

参加者一覧画面が開きます。

1. 参加者一覧が表示された画面にある［↓高度なデータ操作］をクリック
2. ［一覧印刷］をクリック

イベント開催場所にPCやスマホを持ち込めない場合や、ネット環境が整っていない場所などの場合に、出席確認できるように紙に印刷しておくとよいでしょう。

1. 上部の［印刷する］をクリック

繋がっているプリンターへ印刷することができます。

参加者の方が来られたら、チェックを付けて受付処理をします。

お名前などを名乗っていただき、顔とお名前が一致すれば受付処理を行います。

1. 来られた方のデータにチェックを付ける
2. ［チェックをつけたデータの受付状態更新］をクリック

受付したデータに、「受付済」マークが表示されます。

イベントへの参加者が数名など少数の場合はいささか過剰かとは思いますが、しっかり記録しておくと、後でどの方が来られ、どの方が欠席されたのか確認することができます。

顔とお名前が一致するような小規模のイベントの場合は上記の受付処理で問題ないと思いますが、もっと大人数の不特定多数の参加者が集まるイベントの場合、受付業務も間違いなくスムーズに行う必要があります。

その際に便利なのが、イベント予約受付時に自動返信しているメールに記載している「受付番号」を確認して、その番号で受付する方法です。

参加者様に、イベント参加予約時の受付メールを提示していただくなどして、受付番号を確認します。

1. 「予約のお客様の受付」の受付番号欄に、上記で確認した受付番号を入力する
2. ［検索］をクリック

「受け付けました」のメッセージ表示後に予約データが表示されますので、参加費の直収などがあればコンタクトデータを「処理済」状態にします。

1. 状態欄を「処理済」に設定する
2. お支払い方法欄で、お支払いされた方法にチェックを入れる
3. 画面の左下［保存］をクリック